Welche Daten des Mieter gespeichert werden dürfen
Grundsätzlich dürfen nur solche Daten des Mieters gespeichert werden, die für das Mietverhältnis notwendig sind. Das sind personenbezogene Daten wie der Name, die Adresse, das Geburtsdatum, Bankdaten und Verbrauchsdaten.
Daten, die nicht mehr benötigen, müssen gelöscht werden.
Nicht gespeichert werden sollen beispielsweise Daten zum Sexualleben und sexueller Orientierung des Mieters, zu rassischer oder ethnischer Herkunft, zu religiöser Weltanschauung oder zu dessen politischen Einstellung.
Wann Daten des Mieters speichert werden dürfen
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist nur zulässig, wenn sie nach der Datenschutzgrundverordnung auch erlaubt ist. Das setzt nach Art. 6 der DSGVO voraus, dass z. B.
- die Daten werden für vorvertragliche Maßnahmen oder die Vertragserfüllung brauchen, z. B. zur Mieterauswahl oder zwecks Mietzahlung.
- ein berechtigtes Interesse an den Mieterdaten das Interesse des Mieters am Datenschutz überwiegt.
- die Daten zum Erfüllen einer rechtlichen Verpflichtung gebraucht werden, wie z. B. zur Einzugsbestätigung.
- die betreffende Person der Datenverarbeitung freiwillig und ohne Druck in jederzeit widerruflicher Weise nachweislich zugestimmthat.
Was für die Mieterauswahl gilt
Bevor sich für einen Mieter entschieden wird, dürfen natürlich die Namen und Telefonnummern des Mietinteressenten im PC oder im Handy abspeichert werden.
Aber erst wenn es zum Besichtigungstermin kommt, dürfen noch weitere Daten erhoben werden, beispielsweise mit einem Mieterselbstauskunftsformular. Doch auch dabei muss sich an die Grundsätze der Datensparsamkeit und der Zweckbindung gehalten werden.
Das bedeutet: Die Kontodaten des Mieters dürfen erst im Computer, Notebook, Tablet oder Smartphone gespeichert werden, wenn der Mieter den Mietvertrag unterschrieben hat.
Wann Daten des Mieter weitergegeben werden dürfen
Mieterdaten dürfen an Außenstehende wie beispielsweise Handwerker, andere Mieter, Ihren Verwalter, den Steuerberater oder ein Abrechnungsunternehmen nur weitergeben, wenn
- dies für die Vertragserfüllung notwendig ist,
- ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben, welche das Mieterinteresse überwiegt, oder
- der Mieter dem zugestimmt hat.
Doch selbst mit einer Zustimmung des Mieters ist die Angelegenheit noch nicht erledigt: Der Vermieter bleibt dennoch für den Datenschutz verantwortlich und muss mit dem Dritten einen Vertrag abschließen, in dem der Dritte verpflichtet wird, die übergebenen Mieterdaten zu schützen und nach Beendigung des Auftrags wieder zu löschen.
Quelle: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Newsletter vom 18.06.2018